Come firmare i documenti online? La firma digitale e come ottenerla

Nel processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione e non solo, si è diffuso enormemente l'uso della firma digitale. Si tratta di uno strumento davvero molto comodo che consente di eliminare tutti i passaggi legati:

Con la firma digitale è notevole sia il risparmio di tempo sia di costi, innanzitutto in termini di minor impatto ambientale.

Vediamo allora cos'è e come funziona la firma digitale.

Cos'è la firma digitale

Per spiegare la firma digitale prendiamo in prestito la definizione riportata nel Cad, Codice dell'amministrazione digitale (articolo 24. Dlgs 82/2005): “La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”.

In altre parole, coincide con un identificativo univoco a disposizione del singolo individuo firmatario che, mediante una connessione internet, firma il documento inserendo un codice PIN crittografato o un OTP che esprime quindi la volontà di firma del firmatario, la cui identità è crittografata e certificata da un'authority.

Firma digitale: valenza legale

La firma digitale garantisce al documento:

I documenti per cui è ammesso l'uso della firma digitale sono dei più vari: dal bilancio aziendale, alla fattura elettronica, tutta la documentazione relativa alle pratiche INPS, all'Agenzia delle Entrate, alle Camere di Commercio e alla Pubblica Amministrazione in generale.

Firma digitale: soggetti responsabili

Il funzionamento della firma digitale è molto complesso perché risponde a vincoli molto stringenti in fatto di sicurezza informatica. In linea di principio, la legge prevede che vi siano tre soggetti:

Firma digitale come funziona

In pratica funziona così: l'Agenzia per l'Italia Digitale abilita servizi come Actalis, Aruba PEC, Poste Italiane, ecc. alla gestione di tutto l'iter di assegnazione della firma digitale. A questo punto, un cittadino può rivolgersi di persona e munito di Carta d'Identità presso una di queste agenzie abilitate per la compilazione delle pratiche di rilascio oppure, a seconda del fornitore scelto, procedere online con tutta la pratica.

Dopo aver verificato l'identità del soggetto richiedente, l'agenzia elabora un codice che identifica pubblicamente il firmatario, poi gli conferisce un PIN segreto collegato al codice pubblico. Il codice pubblico equivale alla firma su carta ed è depositato nella Carta Nazionale dei Servizi, per capire meglio, lo possiamo paragonare al Codice Fiscale.

Per firmare un contratto elettronico, il cittadino appone sul documento il PIN segreto che vale come volontà di sottoscrizione. Poiché i due codici sono collegati, il PIN segreto farà apparire sul documento il codice pubblico identificativo e il documento sarà firmato. In altri casi, invece, si pone un OTP che non è propriamente un pin personale ma un codice che cambia ogni volta.

A questo punto, la controparte verifica che il codice pubblico che appare in firma digitale corrisponda effettivamente al sottoscrittore del contratto. Da questo momento il documento ha piena valenza legale ed è vincolante fra le parti.

La firma digitale, ad esempio, è la soluzione più comoda per sottoscrivere un contratto di finanziamento comodamente da casa propria, senza la necessità di stampare documenti cartacei. In più è una metodologia totalmente sicura, non ci sono costi, avviene tutto velocemente evitando quelle attese legate alla spedizione di contratti.